Самозанятый в грузоперевозках: как работать легально после ЭТрН

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу оформляется в электронном виде, и вопрос о самозанятых водителях в грузоперевозках стал острым. Многие годами возили грузы без статуса ИП и называли себя перевозчиками. Ответ здесь почти единодушный: перевозчиком может быть только организация или индивидуальный предприниматель.

Дальше вопросы у всех разные. Кто-то возил так несколько лет и спрашивает, что теперь будет. Другие выбирают между ИП на налоге на профессиональный доход, патентом и упрощённой системой или не знают, как быть, если машина записана на жену, а за рулём муж. Заказчики опасаются вопросов налоговой за прошлые рейсы.

Самозанятому без статуса предпринимателя перевозчиком в электронной накладной не стать, но продолжить работу можно: зарегистрироваться предпринимателем или работать водителем у перевозчика по трудовому договору. Ниже разбираем нормы, риски, судебные дела и порядок перехода.

Может ли самозанятый быть перевозчиком грузов?

Самозанятый без статуса индивидуального предпринимателя перевозчиком грузов быть не может. Устав автомобильного транспорта называет перевозчиком только юридическое лицо или ИП. Закон о налоге на профессиональный доход разрешает самозанятым работать без регистрации ИП, но делает исключение для видов деятельности, где такую регистрацию требует другой федеральный закон. По нашей оценке, грузоперевозки по договору перевозки подпадают под это исключение, потому что перевозчиком Устав называет только организацию или ИП.

«перевозчик - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу» - Устав автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ), пункт 13 статьи 2, consultant.ru

Самозанятый - это плательщик налога на профессиональный доход (НПД) по закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Часть 6 статьи 2 этого закона позволяет ему работать без регистрации в качестве предпринимателя, «за исключением видов деятельности, ведение которых требует обязательной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя» по другим федеральным законам. Гражданский кодекс говорит о том же: заниматься предпринимательством гражданин вправе с момента регистрации ИП, а исключения может установить только закон (пункт 1 статьи 23 ГК).

Прямого письма Минфина или ФНС с ответом «самозанятому без ИП нельзя быть перевозчиком» мы не нашли. ФНС на сайте npd.nalog.ru отвечает в общем виде: регистрироваться как ИП нужно, «только если это предусмотрено требованиями других федеральных законов». Для грузоперевозок такое требование содержит Устав.

В справочных системах встречается и мнение, что закон о НПД перевозки не запрещает. Это верно для налогового режима, а кто может быть перевозчиком, решает Устав.

Путаница часто идёт от такси. По тому же Уставу перевозчиком легковым такси может быть и физическое лицо (пункт 37 статьи 2), поэтому самозанятые таксисты работают без статуса предпринимателя. На грузоперевозки это правило не распространяется.

Почему самозанятого нельзя указать перевозчиком в ЭТрН?

В формате электронной транспортной накладной (ЭТрН), который утвердила ФНС, перевозчиком указывают только ИП или организацию, которая состоит на учёте в российских налоговых органах. Сведения о физическом лице в роли перевозчика не заполняются, исключение сделано только для городского пассажирского транспорта. С 1 сентября 2026 года действует новая редакция части 1 статьи 8 Устава (закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ): транспортная накладная по общему правилу формируется как электронная.

Формат утверждён приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ (в редакции приказа от 24.07.2026 № ЕД-1-26/502@). В таблице 5.35 для участника перевозки предусмотрены четыре варианта: ИП, организация на учёте в налоговых органах, иностранное лицо и физическое лицо. Про последний вариант в таблице сказано:

«В отношении перевозчика не формируется, если не предусмотрено законодательством Российской Федерации в области автомобильного городского пассажирского транспорта» - Формат электронной транспортной накладной, приложение № 1 к приказу ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, таблица 5.35, garant.ru

Правила направления ЭТрН в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (утверждены постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931, оно действует до 1 сентября 2028 года) берут понятие «перевозчик» из Устава. Файл перевозчика о приёме груза подписывает перевозчик или уполномоченное им лицо. Водитель после сверки груза может подписать этот файл простой электронной подписью или неквалифицированной подписью, но только с последующей подписью перевозчика.

Выходит, что самозанятый участвует в ЭТрН как водитель, а перевозчиком в той же накладной указан другой человек или организация. Когда накладную ещё можно оформить в бумажном виде и что грозит за такую накладную до 1 марта 2027 года, мы разобрали в статье о бумажной накладной в переходный период. Определение перевозчика в Уставе одно для любой формы накладной.

Чем рискуют самозанятый и заказчик за прошлые перевозки?

Специальной ответственности за грузоперевозки самозанятого без статуса предпринимателя закон не устанавливает. Дел, где самозанятого наказали именно за перевозки без регистрации, в открытых базах судебных решений нам тоже не встретилось. Основные риски косвенные: налоговая может признать, что водитель фактически работал у заказчика, и доначислить страховые взносы и НДФЛ, а заказчику без чеков самозанятого не учесть расходы. Сам водитель по Гражданскому кодексу не вправе ссылаться на то, что он не предприниматель.

Если самозанятый выдавал чеки через приложение «Мой налог», заказчик по общему правилу учитывает эти расходы, пока отношения не признаны трудовыми: закон запрещает учитывать их только при отсутствии чека. Страховые взносы с таких выплат физлицу-самозанятому при наличии чека тоже не начисляются (часть 1 статьи 15 закона № 422-ФЗ).

Спорный вопрос - вправе ли был самозанятый вообще применять НПД к перевозкам. Официальных разъяснений ФНС по нему мы не нашли. Минфин отвечал на похожий вопрос (письмо от 03.11.2021 № 03-11-10/89392), но полного текста ответа в открытом доступе мы не нашли, и справочные издания пересказывают его по-разному.

Если налоговая сочтёт, что НПД не применялся законно, выплаты водителю могут пересчитать как обычные выплаты физическому лицу. Специалист ФНС в интервью журналу «Главная книга» (№ 20 за 2022 год) считала, что самозанятый без статуса ИП применять НПД к перевозкам грузов не вправе. Если он возил на своей машине, за это нарушение, по её мнению, отвечает он сам, и у заказчика, получившего чек, нет оснований не учитывать расходы и доначислять взносы и НДФЛ. Там же она оговорилась: контролирующий орган вправе потребовать в суде признать такой договор недействительным, и если суд это требование удовлетворит, учесть затраты по договору, по её оценке, будет невозможно.

Интервью дано до перехода на электронные накладные. Это не официальное разъяснение, и оно не касается случаев, когда отношения с водителем признают трудовыми. Поэтому прошлые периоды стоит оценить по документам: договоры, чеки, накладные, переписку о рейсах.

Переписывать документы за прошлые рейсы задним числом нельзя. С ближайшего рейса переходите на законную схему и отдельно оцените, насколько отношения за прошлые периоды похожи на трудовые.

Перевозчикам и их заказчикам мы можем помочь перейти на законное оформление: проверим договоры и накладные за прошлые рейсы, оценим, могут ли отношения с водителями признать трудовыми, и предложим, как оформить работу дальше - договоры, машину, водителей.

Когда работу водителя-самозанятого признают трудовой?

Когда водитель фактически работает как сотрудник: ездит на машине заказчика, по его маршрутам и графику, получает регулярную оплату за смены или за месяц, а статус самозанятого оформил по требованию заказчика. Трудовой кодекс запрещает заменять трудовой договор гражданско-правовым, а неустранимые сомнения суд толкует в пользу трудовых отношений (часть 2 статьи 15 и статья 19.1 ТК).

ФНС ещё в 2021 году описала признаки такой подмены. Среди них - условие заказчика о регистрации исполнителя самозанятым и распределение исполнителей по объектам и маршрутам.

«1.2) «Заказчик» распределяет «плательщиков НПД» по объектам (маршрутам), исходя из производственной необходимости; 1.3) «Заказчик» определяет режим работы «плательщика НПД», в том числе продолжительность рабочего дня (смены), время отдыха» - Письмо ФНС России от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@, klerk.ru

В письме от 11.11.2024 № АБ-4-20/12835@ ФНС добавила критерии для проверок: график и объём выплат, долю доходов от общей массы доходов самозанятых, постоянство отношений с организацией, прежние места работы исполнителей и связь заказчиков с их бывшими работодателями. Числовых порогов в письме нет. Верховный Суд в постановлении Пленума от 29.05.2018 № 15 (пункт 18) относит к доказательствам трудовых отношений путевые листы и заявки на перевозку груза, которые подписывает работник.

Доходы от нынешнего работодателя и от того, у кого человек работал менее двух лет назад, под НПД не подпадают (пункт 8 части 2 статьи 6 закона № 422-ФЗ). Перевести штатного водителя в самозанятые и платить ему по чекам не получится: с таких выплат платят НДФЛ и страховые взносы по общим правилам.

В деле А53-31990/2024 (Ростовская область) суд отдельно оценил приложение к договорам с самозанятыми:

«приложение № 1 к договорам возмездного оказания услуг перевозки товара (водитель/курьер) по сути является должностной инструкцией каждого самозанятого с установленной в ней должностью» - Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-31990/2024, sudact.ru

Омский областной суд (дело № 33-7446/2025) отклонил довод компании о статусе водителя: «Само по себе наличие у истца статуса самозанятого не свидетельствует о невозможности осуществления истцом трудовой деятельности по трудовому договору». Чем больше у водителя своего - машины, заказчиков, решений о рейсах, - тем ниже риск, что отношения признают трудовыми. Но даже с собственной машиной и заказчиками самозанятый без ИП перевозчиком не становится.

Что выбрать водителю: ИП на НПД, патент или упрощённую систему?

Если вы возите сами на своей машине и доход за год не больше 2,4 млн рублей, самый простой путь - ИП на налоге на профессиональный доход. Нанять работника, в том числе ответственного за безопасность дорожного движения, на этом режиме нельзя. Если доход выше или нужен наёмный водитель, подойдут патент или упрощённая система налогообложения. Налоговую нагрузку считают по региону и по расходам, поэтому в таблице только ключевые условия из закона.

Основания: статьи 2, 4 и 10 закона № 422-ФЗ; для патента - статьи 346.43, 346.45, 346.48 и 346.50 Налогового кодекса (НК); для УСН - статьи 346.12, 346.13 и 346.20 НК; освобождение от НДС - статья 145 НК; взносы - статья 430 НК.

Несколько условий часто упускают:

• Режим НПД установлен как эксперимент до 31 декабря 2028 года включительно (часть 2 статьи 1 закона № 422-ФЗ).
• Совмещать НПД с патентом или УСН нельзя (пункт 7 части 2 статьи 4).
• Если доход превысил 2,4 млн рублей, право на НПД теряется. В течение 20 календарных дней после снятия с учёта ИП может уведомить налоговую о переходе на УСН или патент (часть 6 статьи 15), иначе, по разъяснению ФНС, он окажется на общей системе.
• На НПД нельзя продавать подакцизные и маркированные товары и перепродавать товары (пункты 1 и 2 части 2 статьи 4). По тексту закона это ограничения на продажу, доход от услуги перевозки под них не подпадает.
• Доставлять товары с приёмом оплаты за них от покупателей на НПД можно только с кассовой техникой продавца (пункт 6 части 2 статьи 4).

Как самозанятому перейти на ИП и продолжить возить?

Чтобы самозанятому продолжить грузоперевозки, нужно зарегистрироваться как ИП с кодом ОКВЭД 49.41, получить усиленную электронную подпись (обычно квалифицированную: для ИП её бесплатно выпускает удостоверяющий центр ФНС) и заключить соглашение с оператором электронных перевозочных документов. Статус самозанятого при регистрации ИП сохраняется, если не подавать уведомление о переходе на упрощённую систему. После этого перевозчиком в договорах и ЭТрН указывается предприниматель.

1. Регистрация ИП. Заявление по форме Р21001 подают онлайн через сервис ФНС, в МФЦ или через нотариуса. Код ОКВЭД - 49.41 «Деятельность автомобильного грузового транспорта». Срок регистрации - не более трёх рабочих дней (пункт 3 статьи 22.1 закона № 129-ФЗ). Госпошлина 800 рублей, при электронной подаче ФНС её не взимает.
2. Налоговый режим. Если хотите остаться на НПД, не подавайте уведомление об УСН: при регистрации ИП статус плательщика НПД не утрачивается (письмо ФНС от 25.11.2021 № СД-4-3/16437@). Если уведомление подано, от УСН можно отказаться в течение 30 календарных дней с постановки на учёт.
3. Право на машину. Проверьте, на каком основании вы как предприниматель пользуетесь грузовиком: собственность, аренда или безвозмездное пользование. Машину супруга или родственника оформляют письменным договором ссуды или аренды без экипажа с актом приёма-передачи.
4. Электронная подпись. Удостоверяющий центр ФНС бесплатно выпускает квалифицированный сертификат для ИП, носитель (токен) заявитель приобретает сам. Нужны паспорт и номера СНИЛС, ИНН и ОГРНИП.
5. Оператор электронного документооборота (ЭДО). Участником обмена электронными перевозочными документами становится тот, кто заключил соглашение с оператором информационной системы таких документов (пункт 32 статьи 2 Устава). Выберите оператора, с которым работают ваши заказчики, или проверьте, настроен ли роуминг - обмен документами между разными операторами.
6. Договоры. Со следующего рейса заключайте договоры и заявки с заказчиками от имени ИП и сообщите им новые реквизиты; документы по прошлым рейсам не меняйте. В ЭТрН вы указаны и перевозчиком (как предприниматель), и водителем.
7. Чеки и лимит. По каждой оплате формируйте чек в «Мой налог»: с организаций и ИП ставка 6 %. Считайте доход с начала года: если он превысит 2,4 млн рублей, право на НПД теряется, и в течение 20 календарных дней после снятия с учёта нужно перейти на УСН или патент, иначе вы окажетесь на общей системе.
8. Безопасность перевозок и реестр. Уже сейчас предприниматель, который возит грузы по договору перевозки, обязан назначить аттестованного ответственного за безопасность дорожного движения, организовать предрейсовый контроль машины и медосмотры водителя (статья 20 закона № 196-ФЗ). ИП на НПД не может взять такого специалиста по трудовому договору, поэтому этот вопрос нужно решить до первого рейса. С 1 марта 2027 года на машинах с технически допустимой максимальной массой больше 3,5 тонны возить по договору смогут только организации и ИП, внесённые в реестр перевозчиков на платформе «ГосЛог» (закон № 520-ФЗ). Кого предприниматель может назначить ответственным за безопасность, нужны ли в штате механик и медик и что войдёт в уведомление для реестра, мы разбираем в статье о специалисте по безопасности дорожного движения, механике и медике у ИП.

Как оформить машину супруга или родственника?

Письменным договором безвозмездного пользования (ссуды) или аренды без экипажа и актом приёма-передачи. Машина, купленная в браке, считается общей собственностью супругов, но заказчикам, охране объектов и будущему реестру перевозчиков нужен понятный владелец. С 1 марта 2027 года одну машину нельзя внести в реестр за двумя лицами (часть 6 статьи 4 закона № 520-ФЗ).

По Семейному кодексу имущество, приобретённое в браке, - совместная собственность супругов, а пользоваться им они могут по обоюдному согласию (статьи 34 и 35 СК). Для отношений с заказчиками этого часто недостаточно. Известны случаи, когда без письменного договора машину не пропускали на объект заказчика. Официальных правил о пропусках для такой ситуации мы не нашли, поэтому договор и акт лучше держать в машине заранее.

Для машины, которая не принадлежит перевозчику, в реестр вносят дату заключения и срок договора, «подтверждающего право владения и пользования», его номер и ИНН другой стороны (подпункт «б» пункта 4 части 5 статьи 4 закона № 520-ФЗ). Договор поэтому должен быть письменным и с реквизитами. Примет ли реестр договор ссуды наравне с арендой, станет понятно из порядка его ведения, который утверждает Минтранс. Проверьте это перед подачей уведомления.

Отдельный риск - штрафы с весовых рамок: если машина записана на супруга, постановление по общему правилу придёт собственнику. Чтобы освободиться от штрафа, нужно доказать, что машина была во владении или пользовании другого лица (часть 2 статьи 2.6.1 КоАП). Как это работает, мы разобрали в статье кто платит штраф за перегруз.

Пермский краевой суд (решение по делу № 72-1020/2025) не принял ссылку компании на самозанятого водителя: управление машиной, по оценке суда, не означает владения ею.

Что делать, если ИП оформлен на одного, а за рулём другой?

Выбрать законную схему: предпринимателем регистрируется тот, кто сам водит, или предприниматель нанимает водителя по трудовому договору. ИП на налоге на профессиональный доход работников иметь не может (пункт 4 части 2 статьи 4 закона № 422-ФЗ). С 1 марта 2027 года водитель машины с технически допустимой максимальной массой больше 3,5 тонны должен быть работником перевозчика или самим ИП, который владеет машиной.

«Водитель, сведения о котором указаны в путевом листе автотранспортного средства и который осуществляет перевозку груза, должен быть работником перевозчика грузов либо индивидуальным предпринимателем, который владеет автотранспортным средством на праве собственности или ином законном основании» - Федеральный закон от 29.12.2025 № 520-ФЗ, часть 8 статьи 3 (вступает в силу 1 марта 2027 года), consultant.ru

Та же статья требует, чтобы в перевозочных документах перевозчик и владелец машины совпадали (часть 9). Схема «ИП на родственнике, а возит и ищет грузы другой человек без трудового договора с этим ИП» этим требованиям не соответствует.

Если регистрация родственника предпринимателем нужна, чтобы уложиться в лимиты налогового режима, налоговая может увидеть в этом ещё и дробление бизнеса. Признаки и последствия мы разобрали в статье об ООО с НДС и ИП без НДС у перевозчика.

Вопросы, которые задают чаще всего

Источники

• Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ), статьи 2 и 8 - consultant.ru
• Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»», статьи 1, 2, 4, 6, 10, 15 - consultant.ru
• Формат электронной транспортной накладной (приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ в ред. приказа от 24.07.2026 № ЕД-1-26/502@), таблица 5.35 - garant.ru, consultant.ru
• Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (Правила обмена электронными перевозочными документами и Правила направления ЭТрН в ГИС ЭПД) - garant.ru
• Федеральный закон от 29.12.2025 № 520-ФЗ «О допуске к осуществлению перевозок грузов автомобильным транспортом по территории Российской Федерации...», статьи 1-5 - consultant.ru
• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» - publication.pravo.gov.ru
• Минтранс России, «С 1 сентября 2026 года переход на электронные перевозочные документы стал обязательным», 01.09.2026 - mintrans.gov.ru
• Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», статья 20 - consultant.ru
• Гражданский кодекс РФ: часть первая, статья 23 - consultant.ru; часть вторая, статьи 632, 642, 689, 690 - consultant.ru
• Налоговый кодекс РФ, часть вторая, статьи 145, 333.33, 346.12, 346.13, 346.20, 346.43, 346.45, 346.48, 346.50, 430 - consultant.ru
• Трудовой кодекс РФ, статьи 15, 19.1 - consultant.ru; КоАП РФ, статьи 2.6.1, 5.27, 14.1 - consultant.ru; Семейный кодекс РФ, статьи 34, 35 - consultant.ru
• Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», статья 22.1 - consultant.ru
• ФНС России, «Вопросы и ответы» о налоге на профессиональный доход - npd.nalog.ru; письмо ФНС от 25.11.2021 № СД-4-3/16437@ - consultant.ru
• ФНС России: государственная регистрация ИП - nalog.gov.ru; получение электронной подписи в УЦ ФНС - nalog.gov.ru
• Письмо ФНС России от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@ - klerk.ru; письмо ФНС России от 11.11.2024 № АБ-4-20/12835@ - garant.ru
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15 - garant.ru
• «Риски работы с самозанятыми», интервью со специалистом ФНС России, журнал «Главная книга», № 20, 2022 - glavkniga.ru
• Письмо Минфина России от 03.12.2021 № 03-11-11/98272 - audar-info.ru; письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42295 - garant.ru
• Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-31990/2024 - sudact.ru
• Апелляционное определение Омского областного суда № 33-7446/2025 - sudact.ru
• Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа по делу № А11-11688/2022 - sudact.ru; определение Верховного Суда РФ от 17.09.2025 № 301-ЭС25-9832 - sudact.ru
• Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.03.2024 № Ф07-755/24 по делу № А66-4126/2023 - garant.ru
• Решение Пермского краевого суда по делу № 72-1020/2025 - sudact.ru

Если вы возили грузы как самозанятый или ваши водители работают по договорам с самозанятыми, пришлите договоры, накладные и описание того, как устроена работа, транспортным юристам «Онтологии Победы», которые ведут юридическое сопровождение транспортного бизнеса. Мы оценим риски за прошлые рейсы, подскажем, как оформить ИП, машину и водителей, и подготовим договоры с учётом ЭТрН и требований закона № 520-ФЗ о реестре перевозчиков.